Regroupant 43 communes et près de 3 000 agents, la Communauté d’agglomération du Niortais faisait face, il y a encore 10 ans, à des difficultés liées à l’absence de référentiel documentaire centralisé. Des problématiques qui appartiennent désormais au passé, l’Agglomération de Niort s’étant dotée, en 2016, de la solution de GED Nuxeo aux côtés de l’intégrateur Océane Consulting Data Management (DM). Retour sur ce projet ambitieux.
À l’instar de nombreuses autres collectivités, la direction de la Communauté d’agglomération du Niortais utilisait auparavant des disques partagés pour déposer ses documents, entraînant notamment des difficultés de recherche. Sur les conseils de la Ville de Niort, l’organisme s’est lancé, en 2016, dans le déploiement de Nuxeo, solution de GED ayant récemment rejoint le portefeuille du groupe Hyland Software. Une initiative qui a pu voir le jour grâce à l’implication d’Océane Consulting DM, intégrateur de Nuxeo.
“Une première implémentation avait été demandée pour la saisie des actes et conseils d’agglomération dans la GED. Océane Consulting DM a déployé une première version très simple à utiliser. Nous avons commencé à déposer des documents dans la GED, puis nous avons lancé de plus en plus de projets jusqu’à mettre dans la GED la totalité des documents relatifs à l’assainissement et déployer d’autres GED métier”, témoigne Philippe Lapeyre, architecte applicatif au Service Projets, Études et Applications de la Direction des Systèmes d’Information de l’Agglomération et de la Ville de Niort. “Aujourd’hui, la GED Nuxeo est reconnue comme le principal référentiel documentaire : plus d’un million de documents y sont stockés. Elle est utilisée tous les jours”.
Un accompagnement sur-mesure
Si la solution de gestion documentaire dont est dotée la collectivité rencontre un tel succès, c’est notamment grâce à l’accompagnement dont l’Agglomération de Niort a bénéficié de la part d’Océane Consulting DM. Reconnu comme un centre de compétences Nuxeo à part entière, l’intégrateur a su mettre son expertise et ses conseils au service de la Communauté d’agglomération et instaurer un dialogue régulier avec cette dernière.
“Les projets menés avec Océane Consulting DM se sont très bien passés, tant au niveau technique que relationnel. Les équipes nous ont fourni des formations sur les différentes GED métier, ainsi qu’une documentation technique et utilisateur de très bonne qualité, qui fait référence auprès des utilisateurs”, souligne Philippe Lapeyre. “Également, quand nous avons une question technique, nous disposons d’une plateforme de support sur laquelle nous pouvons poser nos questions. Nous avons généralement une réponse rapide et concise. Océane Consulting DM nous accompagne aussi sur des modèles ponctuels, ou même dans le cadre de prestations d’audit, concernant l’augmentation de notre infrastructure notamment”.
Des documents mieux gérés et sécurisés
L’accompagnement humain et technique proposé par Océane Consulting DM a permis à l’Agglomération de Niort de profiter pleinement des nombreux avantages offerts par Nuxeo. Grâce à une étude préalable des besoins utilisateurs, la solution de GED déployée répond pleinement aux attentes des agents, et même au-delà. Les utilisateurs soulignent l’aspect facilitateur de la GED, en particulier dans la recherche de documents. Intégrant un moteur de recherche puissant, cette fonctionnalité propose différents filtres pour identifier la ressource désirée.
Autre atout de Nuxeo, souligné par la Communauté d’Agglomération du Niortais : la gestion sécurisée des documents. Grâce à un système poussé de gestion des droits d’accès (réalisée directement par la DSI), chaque utilisateur ne peut visualiser que les ressources pour lesquelles il est autorisé. Chaque GED métier disposant de sa propre arborescence de stockage, les agents n’ont accès qu’aux espaces de travail organisationnels qui les concernent.
Une solution qui fait l’unanimité auprès des utilisateurs
Les fonctionnalités de Nuxeo n’ont pas tardé à convaincre les utilisateurs les plus réfractaires au changement. Désormais, la GED est avant tout perçue comme un outil facilitateur, mêlant recherche facilitée et gestion des versions de documents pour des résultats qui ne se sont pas faits attendre.
“Nuxeo offre un gain de temps indéniable, notamment dans les GED métier. Le travail de dématérialisation n’est pas encore fini, mais des milliers de dossiers ont déjà été numérisés, permettant de faire gagner du temps, comme l’ont observé les utilisateurs de la GED”, fait savoir Philippe Lapeyre.
Profitant de ces nombreux bénéfices, la Communauté d’agglomération du Niortais ne compte pas s’arrêter en si bon chemin ! D’autres projets sont d’ailleurs déjà en cours avec Océane Consulting DM, à l’instar de la mise en place d’une GED Nuxeo dédiée aux documents de marchés exécutoires. Des demandes sont également à l’étude pour connecter la GED à l’outil de signature électronique interne ou en vue d’envoyer directement des documents vers un système d’archivage électronique. Autant de réflexions qui pourraient se concrétiser prochainement.
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