Dématérialisation des notes de frais : les aspects fiscaux et réglementaires à retenir !

Webinar Dematerialisation Notes de Frais

Les équipes Data Management du groupe Océane Consulting interviennent régulièrement sur les sujets de la dématérialisation. Alain Halvick, directeur de projet et Quentin Vallée, juriste archiviste, ont ainsi pris la parole sur les enjeux de dématérialisation des notes de frais à l’occasion d’une webconférence. Tous deux rappellent l’importance encore aujourd’hui de bien conserver les copies originales des notes de frais puisqu’elles peuvent être demandées par l’administration fiscale.

Un cadre réglementaire clair donnant une valeur probante aux justificatifs numériques
Le législateur accorde de plus en plus de crédit à la gestion simplifiée et numérique des process et des documents (factures, notes de frais, bons de commande, contrats fournisseurs, etc.). Depuis 2016, la notion de copie fiable a en effet été intégrée au Code civil (art. 1379). Le législateur confère ainsi une valeur probante à un justificatif numérique : suivi des conditions de dématérialisation, archivage sécurisé et garantie d’intégrité du document par une signature ou une empreinte électronique.

Article 1379 du Code civil dans lequel il apparaît « la copie fiable a la même force probante que l’original (…) ».

Modernisation dans la gestion des tâches administratives
La dématérialisation nécessite un investissement humain et financier. Outre le gain de temps, la gestion simplifiée des frais professionnels permet la réduction des coûts, la traçabilité et la confidentialité des informations ou encore la sécurité juridique des informations. Aujourd’hui, l’exigence de la dématérialisation est portée par les usagers et les administrations avec cette volonté d’alléger les procédures.

Une conduite du changement nécessaire
Dans cette démarche, la dématérialisation des notes de frais demande nécessairement une conduite du changement auprès des acteurs concernés dans les entreprises. De nombreux salariés reconnaissent que la gestion papier de leurs notes de frais est une tâche fastidieuse et une perte de temps. Saisies manuelles, classements, photocopies, circuits de validation, relances de justificatifs à fournir et d’enregistrement de formulaires… le processus au quotidien pour les équipes se révèle fastidieux. Tout le monde s’en accorde ! Cependant, tous les salariés ne sont pas familiers des démarches numériques et opposent parfois des résistances au changement.

>> Retrouvez ce webinar pour tout savoir sur les copies fiables et la gestion simplifiée de ces documents incontournables dans la vie des entreprises.

  • Comment simplifier l’accès à la dématérialisation et le partage de documents ?
  • Comment élaborer un parcours le plus fluide possible pour le salarié utilisateur de la solution ?
  • Comment garantir simplement la notion réglementaire, juridique et fiscale des notes de frais ?

Alain Halvick
Direction de projet – Expert dématérialisation

Quentin Vallée
Consultant MOA Dématérialisation – Juriste archiviste